Por razões históricas e culturais, não é raro que um livro, texto, documento ou qualquer outro artefato escrito seja considerado detentor de maior e melhor conteúdo se for mais volumoso. É difícil para grande parte das pessoas distinguir entre as virtudes da objetividade e a informação pobre, sendo assim sistematicamente ludibriadas por pura embromação.

No caso das famigeradas propostas técnicas para venda de projetos, o caso adquire uma dimensão estapafúrdia. Uma proposta típica tem uma introdução pomposa, falando das glórias da empresa, de sua história, de sua saga, ostentando imagens de seus trofeuzinhos (alguns presenteados por seus fornecedores ávidos em renovar contratos) e gabando-se de ter sido, pela “N-éssima” vez, eleita como “uma das 150 melhores empresas para se trabalhar” (em uma competição que contou – omita-se esta parte – com 160 empresas e a posição conseguida pelo proponente foi a 150). Logo em seguida, vem a ala da metodologia, com uma série de gráficos coloridos, uma infinidade de caixinhas e menções a modelos consagrados – neste ponto já vi coisas engraçadas, como por exemplo citação de que a empresa “segue a metodologia do PMBOOK” (com duas letras “o” mesmo), atestando que o redator não tem a menor noção do que seja uma metodologia e muito menos do que se trata o PMBOK.

O desfile continua com a ala dos casos de sucesso. Aqui, a criatividade e o exagero merecem louvor. A alocação de testadores em uma empresa que estivesse desenvolvendo um site transforma-se em “gestão da qualidade total em um projeto de um mega portal de comércio eletrônico”, “transportes” vira “logística integrada” e “aluguel de equipamentos” vira “contrato estratégico de terceirização de infra-estrutura”.

Uma vez, ouvi de um diretor de uma empresa de consultoria (já extinta...) dizer que entregar uma proposta cheia de “bullshitagem” (termo cunhado por ele) é interessante porque “cada leitor acaba encontrando no meio do texto alguma parte com a qual se identifica”. Bem, na prática, o que acaba acontecendo é o cliente ir direto para a última folha, onde consta o preço...

Quanto ao escopo, que seria o núcleo de qualquer proposta, podemos encontrar umas poucas folhas mal escritas (afinal, não dá para adivinharmos o escopo de um projeto tão cedo, embora todo mundo – compradores e vendedores – façam de conta que sim!). Os mais escaldados colocam uma lista de premissas (algumas cômicas, denotando algum contratempo primário vivido pelo fornecedor amador).

Em suma, é preciso ser muito incauto para deixar-se impressionar por um calhamaço tão repleto de porcarias, em detrimento de um outro documento que vá direto ao assunto e, no máximo, jogue para anexos o restante - a propaganda inútil e as meias verdades metodológicas.

Alguns compradores elaboram RFPs (Requests for Proposals) para suas demandas de projetos. A qualidade destes documentos é muito variável, mas pelo menos eles forçam o comprador a pensar um pouco mais sobre o escopo. Mas não enalteçamos muito : há casos de compradores que solicitam a terceiros que elaborem as RFPs que desejam postar no mercado, aprovando-as de maneira não muito cautelosa. E há casos também (aí já partindo um pouco o submundo dos projetos) de RFPs elaboradas por empresas que depois vão concorrer na colocação das propostas (configurando-se isto um claro favorecimento).

Quando uma proposta é feita com base em uma RFP, é preciso atenção com os pontos de não aderência. Uma proposta pode não contemplar 100% de uma RFP (por isto mesmo ela é uma proposta, não um contrato, e em uma proposta o vendedor pode oferecer, em última análise, o que bem entender). Nestes casos, muitas vezes o vendedor expõe seus itens de escopo omitindo um ou outro, ou deixando de elencar algumas premissas ou exigências. Se a proposta for aceita neste caso, e isto der origem a um contrato, não é raro acontecer de, diante de um item não entregue da RFP, o seguinte diálogo ocorrer:

Cliente: Por que isto não foi entregue?
Fornecedor: Porque não estava na proposta, nem no contrato, portanto.
Cliente: Mas estava na RFP!
Fornecedor: Sim, mas não colocamos na proposta.
Cliente: Caramba! Pensei que tivesse ficado claro para vocês o que queríamos. É por isto que fizemos uma RFP!
Fornecedor: Sim, claro ficou, mas não colocamos na proposta porque não poderíamos cumprir.
Cliente: Mas quando vocês colocam uma proposta em resposta a uma RFP, está implícito entendimento a esta última!
Fornecedor: Entendimento sim, mas não havia nenhuma cláusula, nem na RFP nem no contrato que celebramos, que diz que a RFP seria parte do contrato de prestação de serviços. Vocês deram aceite na proposta, que passou a ser parte do contrato. A RFP morreu então.
Cliente: Consideramos isto uma verdadeira armadilha, um golpe baixo.
Fornecedor: Podemos orçar à parte o item extra. Ele não foi feito mas também não foi cobrado até agora, obviamente.

Neste caso, se o fornecedor tiver pouco poder de barganha, ele poderá ser pressionado a entregar o item, como um extra, sem ônus para o comprador, sob a pena de “nunca mais fazer negócios” com o este último.

Desta forma, em nome das boas relações, convém que os fornecedores deixem claro em suas propostas o que não será atendido da RFP. Quanto aos compradores, cabem duas recomendações: explicitar na RFP que os vendedores deixem claríssimo, em item específico, o que da RFP não está contemplado na proposta e, é claro, ler atentamente as propostas recebidas, sem assumir que elas sejam uma cópia da RFP ou que a entrega de uma proposta signifique total aderência à RFP.

Se você for comprador, reflita sobre o valor de uma proposta mais enxuta, com mais densidade somente no escopo, que é a parte importante, e leve no marketing. Considere a possibilidade de que a concisão pode ser um sinal de conteúdo. Se for vendedor, tenha a coragem de poupar o cliente de páginas e mais páginas de coisas que ele não vai ler.

Autor: Roberto Pina Rizzo, MSc, PMP - Diretor Executivo - Verx Consulting

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